DRK Niederkassel setzt auf Software Vision

Artikel vom 10. Mai 2019
ITK und Dienstleistungen

Ein Rettungsdienst lebt von der ständigen Verbesserung in allen Bereichen. Gemäß diesem Credo begreift der Schatzmeister und Geschäftsführer des DRK Ortsvereins Niederkassel Gerd Röhrig, die Digitalisierung als Chance, seine Rettungswache im Sinne seiner Kollegen und der Menschen, um die er sich kümmert, stetig weiterzuentwickeln. Seit September 2018 wird daher ein neues Organistions- und QM-Portal eingesetzt, welches die Qualität der täglichen Arbeit sichert, Kommunikation und Arbeitsprozesse effizienter gestaltet und den Weg in eine papierlose Zukunft ebnet.

Vision ist speziell für die Anforderungen im Rettungsdienst konzipiert. Foto: opta data

Mit 36 Planstellen und 25 Aushilfen bewältigt der Ortsverein Niederkassel rund 13.500 Einsätze im Jahr und ist 365 Tage im Jahr, 7 Tage die Woche, 24 Stunden am Tag für die Bewohner des Rhein-Sieg-Kreises, dem drittgrößten Kreis Deutschlands, im Einsatz. Die besondere geografische Lage zwischen Rhein und ICE-Schnellstrecke macht das tägliche Geschäft zu einer besonderen Herausforderung.

Digitale Lösungen erleichtern die Verwaltung

Um die Qualität der täglichen Arbeit zu sichern und die Organisation der Rettungswache so effizient wie möglich zu gestalten, setzt Gerd Röhrig seit September 2018 auf das Organisations- und QM-Portal Vision. »Ab einer gewissen Größe braucht man als Rettungsdienstleiter ein solches System. Insbesondere für mich als Chef ist es kaum möglich, meinen Pflichten gegenüber dem Gesetzgeber, den Kollegen und Mitarbeitern ohne die Unterstützung digitaler Lösungen gerecht zu werden.«

Die Softwarelösung Vision, welche durch die E/M/C Organisationsberatung und Datensysteme GmbH seit vielen Jahren stetig weiterentwickelt wird, deckt alle Belange und To Do’s vor und nach der Rettung ab. So unterstützt die Software bei der Verwaltung der Medizinprodukte und gesetzlichen Prüfungen. Schichtaufgaben, Datenblätter, Betriebsbücher, Geräteschaltpläne, Informationen zu Tastaturbelegungen und vieles mehr lassen sich direkt im System hinterlegen und sind so jederzeit via Tablet im RTW abrufbar.

»Früher habe ich am Tag 60 bis 70 E-Mails mit Fragen oder Informationen zu Fehlern oder Schäden am Equipment erhalten. Heute kann jeder Mitarbeiter das direkt in Vision vermerken und alle sind informiert.« Ein gutes Beispiel sind Infektionstransporte. Alle Informationen zu den jeweiligen Reinigungsrichtlinien hat Herr Röhrig in Vision hinterlegt. Fragen zum korrekten Vorgehen erreichen ihn seitdem kaum noch.

Auf dem Weg in eine papierlose Zukunft

»Unser Ziel ist es, in Zukunft komplett papierlos zu arbeiten. Das Wachbuch haben wir bereits abgeschafft.« Derzeit beschäftigt sich Herr Röhrig gemeinsam mit seinem Ansprechpartner bei E/M/C damit, das Ausbildungsmodul entsprechend der Ansprüche des Ortsvereins Niederkassel zu adaptieren. »Insgesamt vier Leute füttern das System mit Informationen. Ich würde sagen, bisher haben wir 35 % der Möglichkeiten, die Vision uns bietet, ausgeschöpft. Die kurzen Abstimmungswege mit E/M/C sind daher enorm wertvoll: Wenn etwas nicht klappt, wir Neuerungen oder Wünsche haben, rufen wir in Kassel an, lassen uns beraten und die Änderungen werden umgesetzt.«

Kommunikation und Information ist das A und O

»Insbesondere der Schichtdienst hat uns in der Vergangenheit immer wieder vor Herausforderungen gestellt. Man sieht sich nicht regelmäßig, was die Weitergabe von Informationen kompliziert macht. Die Kommunikation findet dann oft über Notizzettel statt, was die Fehleranfälligkeit erhöht. Heute geht nichts mehr verloren.«

Mit Vision können wichtige Nachrichten geballt von oben nach unten kommuniziert werden. Wer die entsprechenden News auf seiner Startseite sieht, kann nach Standort und Fahrzeug bestimmt werden. Für wichtige Informationen kann zusätzlich eine Lesebestätigung eingefordert werden. »Wir müssen immer professioneller arbeiten, um die Qualität unserer Arbeit zu sichern. Eine lückenlose und schnelle Kommunikation ist dabei das A und O.«

Um von Beginn an alle Beteiligten abzuholen, wurde die Einführung von Vision in einer Arbeitsgruppe geplant und durchgeführt. Alle Führungskräfte waren von Anfang an dabei, pflegen gemeinsam das System und geben Wichtiges an Ihre Teams weiter. Auch die Schulungen im Umgang mit dem Programm wurden intern durch die Projektgruppenleiter durchgeführt. »Man muss die Leute von Anfang an mitnehmen und offen für Ideen und Anregungen sein, nur dann tragen sie das Projekt mit«, weiß Gerd Röhrig nach über 40 Jahren im Rettungsdienst.

Foto: opta data

Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten

Der Einsatz von Vision war für den DRK Niederkassel keineswegs der erste Schritt in Richtung Digitalisierung. Bereits seit 10 Jahren hat Herr Röhrig die E/M/C Lösung CareMan Office im Einsatz.

»Wir haben vorher die Software eines kleinen Unternehmens eingesetzt. Die Aussicht, mit E/M/C einen größeren, erfahrenden Partner in der Hinterhand zu haben, hat die Entscheidung zu wechseln leicht gemacht und gibt uns bis heute Sicherheit. Bei 200 bis 300 Einsätzen in der Woche ist ein Ausfall fatal. Das kann man gar nicht nachtragen.«

Seit Frühjahr 2018 rechnet die Rettungswache im Rhein-Sieg-Kreis auch über die in CareMan Office intetgierte Abrechnungsschnittstelle ab. Durch ihren modularen Aufbau unterstützt die Software unter anderem bei Aufgaben rund um die Planung, Überwachung, Durchführung und Abrechnung von Personen- und Sachtransporten. Neben der Planung hat man mit der Software auch die Finanzen fest im Griff. Das Modul CareMan FibuNet überzeugt mit schneller Datenerfassung und Auswertung, einfacher Bedienung sowie mit einem leichten Im- und Export von Daten über eine leistungsstarke Schnittstelle. Die Offene-Posten-Verwaltung sorgt für ein professionelles Debitoren- und Kreditorenmanagement.

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