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Kuhn Fachmedien

Artikel vom 28. September 2022
Software für BOS

Spezial-Software kann die tägliche Arbeit von Rettungsdiensten erheblich erleichtern. Der Kreisverband Rhön-Grabfeld des Bayerischen Roten Kreuzes berichtet von Kosten- und Zeitvorteilen sowie Erleichterungen in den täglichen Abläufen.

Mario Hahn ist ausgebildeter Notfallsanitäter und stellvertretender Wachleiter in der BRK-Lehrrettungswache in Bad Neustadt an der Saale (Bild: BRK, Bad Neustadt an der Saale).

Im nördlichsten Landkreis Bayerns, dem Landkreis Rhön-Grabfeld, leben rund 80.000 Menschen. Der Kreisverband Rhön-Grabfeld des Bayerischen Roten Kreuzes (BRK) bietet dort neben dem Rettungsdienst eine Vielzahl von Leistungen an, etwa in den Bereichen Alltagshilfe, Pflege oder Bevölkerungs- und Katastrophenschutz. Im Rettungsdienst betreibt der Kreisverband zwei Lehrrettungswachen in Bad Neustadt an der Saale und in Bischofsheim sowie zwei Rettungswachen in Bad Königshofen und in Mellrichstadt. Hinzu kommen zwei Stellplätze in Nordheim und Rödelmaier. Der Kreisverband hält täglich sechs Rettungswagen, vier Notarzt-Einsatzfahrzeuge sowie zwei Krankentransportwagen für den Einsatz bereit. Laut den jüngsten veröffentlichten Zahlen hat der Verband 57 hauptamtliche und 50 ehrenamtliche Mitarbeiter. Acht Azubis lassen sich zum Notfallsanitäter ausbilden und zwei zum Technischen Rettungssanitäter.

»RDSuite«

Einer der hauptamtlichen Mitarbeiter ist Mario Hahn. Der 46-Jährige arbeitet seit 25 Jahren beim BRK. Er ist ausgebildeter Notfallsanitäter und hat seinen Arbeitsplatz in der BRK-Lehrrettungswache Bad Neustadt. Dort ist er stellvertretender Wachleiter. Im Kreisverband ist er zudem Medizinprodukte- und Arzneimittelbeauftragter und für das Zentrallager zuständig. Die BRK-Lehrrettungswache Bad Neustadt ist für die notfallmedizinische Versorgung der Kreisstadt Bad Neustadt und umliegender Orte bis in die Grenzregion des Nachbarlandkreises Bad Kissingen hinein zuständig. Pro Ausbildungsjahr stehen in der Lehrwache zwei Ausbildungsplätze zum Notfallsanitäter zur Verfügung. Zur Ausstattung gehören drei Rettungswagen, zwei Krankentransportwagen und ein Notarzt-Einsatzfahrzeug.

Eine Frage, die Mario Hahn vor vielen Jahren umtrieb, war: Wie können die internen Abläufe beim BRK-Verband effizienter organisiert werden, insbesondere beim Einkauf des medizinischen Sachbedarfs und bei der Verwaltung des Zentrallagers?

Sven Eichhorn, Geschäftsführer der Rescuecontrol Software GmbH und Marketingreferent Stefan Frisch (Bild: rescuecontrol Software GmbH).

Bei seiner Recherche stieß Mario Hahn auf die Rescuecontrol Software GmbH und ihr Produkt »RDSuite«. Hahn nahm Kontakt auf mit Geschäftsführer Sven Eichhorn – und der Kreisverband Rhön-Grabfeld wurde »ein Kunde der ersten Stunde«, wie Hahn sagt.

Neben dem Produkt überzeugte ihn, dass der Geschäftsführer und die meisten Mitarbeiter der Softwarefirma selbst im Rettungsdienst tätig sind: als Notfall- oder Rettungssanitäter. »Ich hatte den Eindruck, die wissen genau, wie es in der Praxis aussieht. Das habe ich dann an der Software gemerkt«, betont Hahn. Im Bayerischen Roten Kreuz ist die Software heute mittlerweile nahezu flächendeckend im Einsatz.

Die erste Version der Software »RDSuite« kam 2011 auf den Markt. »RDSuite« ist modular aufgebaut, und die Kunden können, je nach Bedarf, alle Module oder nur ausgewählte einsetzen. Zu den Hauptmodulen gehören die Lagerverwaltung, die Medizinprodukteverwaltung, die Mitarbeiterverwaltung und die Fahrzeugverwaltung.

Schon beim Öffnen des Moduls Fahrzeuge wird der Anwender daran erinnert, bei welchen Fahrzeugen Überprüfungen anstehen (Bild: Screenshot RDSuite).

Ergänzt werden die vier Hauptmodule durch ein vollautomatisches Führerscheinkontrollsystem. Der BRK-Kreisverband Rhön-Grabfeld hat alle Module im Einsatz. Mario Hahn erläutert, welche Erfahrungen der Kreisverband damit gemacht hat. Mit dem Modul »Lager« wird das Lager des Rettungsdienstes verwaltet.

Das Handlager einer BRK-Rettungswache enthält die Produkte und Materialien für den täglichen Einsatz (Bild: BRK, Bad Neustadt an der Saale).

»Jede unserer Rettungswachen hat ein Handlager, das ist der Bestand an Materialien und Produkten für die tägliche Arbeit. Dazu gehören auch Reinigungsmittel«, sagt Mario Hahn. Den Überblick über die Bestände in den Wachen zu behalten war ohne Softwareunterstützung ein »Zeitfresser«, so Hahn. Mit der Software funktioniert das komfortabel: Verbrauchte oder entnommene Bestände werden über die Software gemeldet. Ein Ampelsystem signalisiert dann dem Lagerbeauftragten, ob Nachbestellungen nötig sind. Vom Zentrallager aus werden dann die einzelnen Wachen beliefert. Dank der Software sei es auch gelungen, die Lagerkosten für sehr teure Medizinprodukte zu minimieren. »Das ist ein echter Kostenvorteil für uns«, urteilt Hahn. Er hat über die Software auch den Überblick, welche Produkte bald verfallen und welche Medizinprodukte nicht mehr gebraucht werden. Zudem sind für Heiko Stäblein, Leiter Rettungsdienst, die Statistikfunktionen über den aktuellen Warenwert, die Verbrauchsanalyse nach Standorten sowie zahlreiche weitere Statistiken nach Einsatzarten ein hilfreiches Mittel, um die aktuellen Kosten im Blick zu behalten.

Auf der Startseite des Moduls »Lager« wird beispielsweise angezeigt, dass bestimmte Artikel in den Lagern knapp werden (Bild: Screeonshot RDSuite).

In der »RDSuite« kann vom Lagerbeauftragten festgelegt werden, welche Artikel der Besteller von außerhalb über ein Shopsystem sehen und bestellen kann. Besteller von außerhalb sind beim Kreisverband Rhön-Grabfeld etwa auch Mitarbeiter einer BRK-Jugendwohngruppe, des Patientenfahrdienstes, der Intensivbeatmungspflege oder der häuslichen Krankenpflege. »Somit haben wir alle Beschaffungen des gesamten BRK-Kreisverbands unter einem Dach. Jeder Mitarbeiter kann das Verbrauchsmaterial bekommen, das er für seine tägliche Arbeit benötigt. Von der Reinigungskraft über den Notfallsanitäter bis hin zum Abteilungsleiter sind alle glücklich«, sagt Hahn.

Integriert ist in die Software auch eine Schnittstelle direkt zu den Händlern, bei denen das BRK bestellen kann. »So können wir Preise per Knopfdruck vergleichen, was uns viel Zeit spart. Außerdem sehen wir die Preise der einzelnen Artikel auf dem aktuellen Stand. So können wir wirtschaftlich einkaufen«, sagt Hahn. Die Softwarefirma habe die Integration dieser Schnittstelle sehr gut hinbekommen.

Welche Medizinprodukte geprüft werden müssen, sieht der Anwender beim Öffnen des Moduls »MPG«, mit dem die Medizinprodukte verwaltet werden (Bild: Screenshot RDSuite).

Das Modul »MPG« dient dazu, alle Medizinprodukte des BRK-Kreisverbands rechtskonform und ohne großen Aufwand zu verwalten. Dazu gehören ein Medizinproduktebuch, Gerätelisten und vieles mehr. »Wir sehen darüber, welche Medizinprodukte zu welchem Zeitpunkt gewartet werden müssen«, erklärt Hahn. Auch Einweisungen für Mitarbeiter oder Notärzte werden hierüber verwaltet.

Auf der Startseite des Moduls »Mitarbeiterverwaltung« wird der Anwender an anstehende Fortbildun-gen oder an Corona-Bescheinigungen erinnert (Bild: Screenshot RDSuite)

Beim Modul »Mitarbeiter« dreht sich alles um die Verwaltung der Mitarbeiter. Alle relevanten Daten zu den Mitarbeitern können hier erfasst, eingesehen und bearbeitet werden. Neben den Stammdaten können Fortbildungen oder medizinische Untersuchungen festgehalten werden. Manchmal sind es die kleinen Dinge, die Mitarbeiter motivieren – wie etwa die Gratulation zum Geburtstag: Eine Geburtstagsliste zeigt den Ehrentag jedes Mitarbeiters an. Angesichts der Dokumentationspflicht zu Corona, welcher Mitarbeiter geimpft oder getestet ist, hat die Rescuecontrol Software GmbH eine 3G-Dokumentation in das Modul integriert. »Das haben wir kostenlos gemacht«, erklärt Stefan Frisch, Marketingreferent der Softwarefirma.

»Als Kreisverband haben wir so jederzeit den Überblick über den Impfstatus unserer Mitarbeiter einschließlich einer Dokumentation«, erläutert der stellvertretende Wachleiter.

Schon beim Öffnen des Moduls Fahrzeuge wird der Anwender daran erinnert, bei welchen Fahrzeugen Überprüfungen anstehen (Bild: Screenshot RDSuite).

Das Modul »Fahrzeuge« dient der Verwaltung aller Fahrzeuge. Einsehen lässt sich auf Knopfdruck, wo die Fahrzeuge stehen, wie die Einsatzbereitschaft ist, wie es mit der Versicherung sowie den Werkstatt- und Prüfterminen aussieht. Erinnerungen an bestimmte Termine werden automatisch versendet. Ein wichtiges, aber gleichwohl bei vielen Mitarbeitern leidiges Thema ist die Führerscheinkontrolle. »Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, regelmäßig ihren Führerschein vorzuzeigen. Das hat sich aber früher manchmal lange hingezogen«, berichtet Mario Hahn. Jedes Unternehmen, das als Halter Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellt, muss in regelmäßigen Abständen kontrollieren, ob der Fahrer einen gültigen Führerschein hat.

Führerscheinkontrolle per RFID

Mit der Software »RDSuite« verfügt der Kreisverband nun über eine elegante Lösung: Jeder Mitarbeiter, bei dem die Kontrolle des Führerscheins ansteht, wird per E-Mail oder SMS an das Vorzeigen erinnert. Mittels eines RFID-Chips, der auf dem Führerschein angebracht ist, kann ein Mitarbeiter dann die Kontrolle selbst durchführen: Er hält einfach seinen Führerschein an ein Registriergerät oder nutzt eine App – und die Führerscheinkontrolle hat sich bis auf Weiteres erledigt. Im Modul »Mitarbeiter« wird das Ergebnis der Kontrolle dann angezeigt. »Mittlerweile ist die Führerscheinkontrolle für unsere Mitarbeiter ein Selbstläufer«, erklärt Hahn. Alle Vorgänge, die mit der automatischen Prüfung im Zusammenhang stehen, werden in einer manipulationsfreien Datenbank gespeichert und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Persönliche Daten des Mitarbeiters werden nicht gespeichert.

Mario Hahn weist auch darauf hin, dass die Verfügbarkeit der Software und der dahinter liegenden Datenbanken extrem hoch ist. »Wir hatten einen einzigen Ausfall, weil ein Bagger ein Internetkabel beschädigt hatte, aber ich kann mich an keinen Ausfall erinnern, der von der Softwarefirma verantwortet wurde.« Hahn arbeitet nicht nur gerne mit den Modulen, die sein Kreisverband gebucht hat, ihm liegt auch die Weiterentwicklung der Software am Herzen – entsprechend hat er dem Geschäftsführer Sven Eichhorn und dem Marketingreferenten Stefan Frisch immer wieder auch Ideen für die Weiterentwicklung geliefert.

Wie geht es weiter mit der Software? »Wir arbeiten gerade an einem weiteren Modul«, erklärt Stefan Frisch. Dabei handelt es sich um das sogenannte »digitale Wachbuch«-Modul. Typische Themen dazu sind das Formularmanagement, Beschwerdemanagement, Aufgabenmanagement und ein digitales Whiteboard für die Wache, auf dem etwa auch Baustellen in der Region verzeichnet sind. Eine weitere Weiterentwicklung, so Frisch, wird die Möglichkeit für Mitarbeiter sein, Checklisten auf dem Smartphone oder einem anderen mobilen Gerät abzuarbeiten.